Il piano di comunicazione per gli eventi

Solo una volta che abbiamo definito il messaggio da trasmettere ed il target a cui trasmetterlo, siamo pronti a redigere il Piano di Comunicazione

Entriamo cioè nella fase della Pianificazione Strategica dell’Evento, dove alle capacità creative vanno aggiunte quelle di vision: così facendo,ad esempio, potremmo scoprire che – visto il target prescelto – potrebbe essere efficace creare un sito sulla tematica del nostro evento,oppure che i blog sono più efficaci per la promozione …

Potremmo affermare che per realizzare un buon Piano di Comunicazione sia necessario rispondere a queste domande :

Perchè Organizziamo l’Evento ?

Per rispondere a questa domanda dobbiamo focalizzarci sugli obiettivi da raggiungere. I nostri obiettivi devono essere Specifici, Misurabili,Attinenti,Realistici e Realizzabili su una Tempistica ben definita

I Clienti del nostro Evento devono ricevere motivi validi per partecipare ed è, dunque, essenziale verificare la forza di attrazione della nostra manifestazione

Quali sono i Messaggi del nostro Evento ?

Rispondere a questa domanda ci aiuta a definire la scaletta, il programma ed il nome da dare alla nostra manifestazione

Dobbiamo poi comunicare i messaggi : a tal fine è utile predisporre delle cartelline apposite dove il messaggio verrà segmentato in base al target che intendiamo raggiungere e al media di riferimento da adottare per la comunicazione. Ogni cartellina deve contenere il riferimento al nostro ufficio stampa e il nostro numero di telefono che , presente sul materiale, ci renderà reperibile dai giornalisti anche durante l’Evento

In questa fase è molto importante il coordinamento tra i relatori, i partner, i testimonial e gli esperti coinvolti nell’iniziativa

Più importante ancora – in termini comunicazionali – è la conoscenza del target a cui vogliamo rivolgerci : una buona idea è quella di farci inviare materiale fotografico, video, immagini e informazioni sul profilo di quanti parteciperanno

Come Definire la Tempistica del nostro Evento ? 

Da un punto di vista della Comunicazione si tratta di un momento cruciale. Quando scegliamo un media, infatti, dobbiamo conoscere con precisione i suoi tempi di chiusura : se,ad esempio, intendiamo comunicare il nostro evento ad un giornale mensile, dobbiamo comunicare il nostro messaggio ai giornalisti che si occupano delle rubriche di questo giornale ( o della sezione “Eventi”) almeno 2 mesi prima della data di uscita

In tutta questa fase è fondamentale scegliere i giusti collaboratori,individuare i responsabili delle singole attività di comunicazione del nostro messaggio, richiedere i preventivi ed assegnare compiti da rispettare entro determinate scadenze

Quanto ci Costa  ?

E’ essenziale richiedere il preventivo a ciascuno dei nostri fornitori. Solo richiedendo i preventivi, infatti, avremo la possibilità di gestire correttamente il budget

Idealmente possiamo costruire un budget nel seguente modo

ATTIVITA’

RESPONSABILE PER ATTIVITA’

NOME DEL FORNITORE

COSTO

Quale Location scegliere per il nostro Evento ?

Prioritariamente dobbiamo scegliere la città che ospiti il nostro Evento. Fatto questo potremmo concentrarci sulla Location

Chiaramente la nostra Location cambierà a seconda dell’Evento che intendiamo realizzare. Grazie agli strumenti messi a disposizione da Internet – come ad esempio lo splendido Google Maps – abbiamo la possibilità di compiere dei veri e propri tour virtuali nelle possibili sedi e disporre immediatamente di dati tecnici

Altro suggerimento che potremmo adottare è quello di realizzare una schedatura delle diverse location al fine di poterne confrontare facilmente caratteristiche e prezzi

Quando prenotiamo una sala, dobbiamo avere un’idea precisa del numero di partecipanti. A tal fine diventa sempre più importante prevedere la forza attrattiva di ogni nostra iniziativa.

Una buona regola è quella del 20% : se abbiamo una lista di partecipanti composta da 100 persone è bene riservare posti per 120 persone, affinchè i partecipanti dell’ultim’ora non restino in piedi

Chi partecipa ?

Chi partecipa vuol dire : chi è il cliente, chi organizza, chi interviene, chi collabora, chi presenta, chi viene invitato

Un consiglio utile per questa fase è quello di realizzare una lista di nomi e contatti ( mailing list ) particolarmente dettagliata : possiamo organizzarla in maniera tale da stabilire quali sono i contatti abituali, quali quelli potenziali, chi sono i giornalisti, chi sono gli sponsor, chi sono i fornitori  

Se stiamo pensando di realizzare una Conferenza Stampa, ad esempio, il nostro Target saranno i giornalisti, ragion per cui dovremmo acquisire dati da una molteplicità di fonti : Internet,Radio e Tv, Database Esterni, Riviste Specializzate, Rassegne Stampa di Associazioni di Settore ai fini di individuare le firme più importanti per la nostra manifestazione
Fondamentale sarà anche scegliere i Relatori e i Testimonial, in modo da assicurare la massima notiziabilità possibile al nostro Evento

Solo quando la mailing è finita possiamo iniziare a mandare gli Inviti. Anche qui bisogna avere la giusta tempistica, ovvero conoscere i tempi di chiusura delle varie testate a cui ci rivolgiamo

Se ad esempio il nostro target di giornalisti lo rintracciamo attraverso Internet, la Tv, un Quotidiano o la Radio dobbiamo avere la premura di inviare l’invito un paio di settimane prima dell’Evento e poi ricordarlo alcuni giorni prima ( con una azione detta appunto remind )

Chiaramente nell’Invito dobbiamo indicare anche il beneficio ricavabile dalla partecipazione ( esso può essere anche economico, come ad esempio il quantum di pagamento al giornalista )

Come Organizzare L’Evento ?

Si tratta qui di una serie di domande che abbiamo il dovere di porci per organizzare correttamente il nostro Evento : quali mezzi di comunicazione si possono scegliere, quali risorse servono, quali criteri di analisi dei risultati, quale gestione post-evento

Andremo a lavorare con chi si occupa della Pianificazione Pubblicitaria per individuare i mezzi informativi più idonei a trasmettere il messaggio del nostro Evento. Così, ad esempio, potremmo capire se il nostro Evento ha bisogno soltanto dell’Ufficio Stampa oppure se è necessario realizzare una campagna pubblicitaria ad hoc

Possiamo individuare anche dei Media Partner Pubblicitari, con i quali lavorare nella fase della promozione

Inoltre saranno molto importanti per noi attività quali lo scambio link su siti internet, l’invio di newsletter, gli articoli sui blog, l’esposizione di banner pubblicitari

Come curare la Regia ?

E’ giunto il giorno del nostro Evento. Essere registi vuol dire : eseguire i sopralluoghi, occuparci delle verifiche tecniche, coordinare il personale, accogliere i presentatori/relatori, accogliere gli ospiti e la stampa

Una buona idea per rafforzare la portata comunicativa del nostro Evento è quella di allestire un apposito set con luce e sfondo adeguato : esso infatti potrebbe facilitare la produzione di materiale pubblicitario da parte dei giornalisti 

I materiali dell’Evento – appena esso terminerà – dovranno essere inviati a quanti non hanno partecipato, mentre coloro che hanno collaborato al successo dell’iniziativa potranno ricevere la Rassegna Stampa 

Dobbiamo ricordarci,pertanto, che il Follow-Up è fondamentale