Nel Parlare in Pubblico è Importante Tenere le Redini della Discussione.

In un precedente post abbiamo visto i vantaggi che derivano dallo stimolare il dibattito fra i partecipanti: coinvolgimento, creatività e senso di responsabilità sulle decisioni prese. Il rischio che si corre, però, in una riunione partecipativa è quello di perdere di vista l’obiettivo fondamentale della discussione, allentando troppo le redini e divagando su argomenti fuori tema.

Quando ti trovi a parlare in pubblico in una situazione del genere, non puoi stare al gioco in nome della partecipazione. Devi sviluppare l’abilità di orchestrare la discussione, facendo rispettare i tempi e raggiungendo gli obiettivi prefissati.

La maggiore difficoltà sta nel trovare il giusto equilibrio tra l’esigenza di riprendere le fila della discussione senza però traumatizzare i partecipanti lanciati in una loro discussione personale. Questa abilità si esercita rendendo flessibile lo stile di conduzione del dibattito, passando cioè da una fase partecipativa a una fase direttiva.

A volte i partecipanti sono talmente coinvolti nella loro partecipazione attiva che tendono a introdurre concetti che poco hanno a che fare con l’argomento in discussione. Spesso sono argomenti di loro interesse personale. Il tuo obiettivo è quello di ritornare sull’argomento in discussione senza irritare chi partecipa alla discussione.

Puoi raggiungere questo obiettivo principalmente mostrando empatia anche verso l’intervento fuori tema, ma ricordando il tema centrale della discussione e i limiti di tempo che puoi avere. Per esempio potresti dire: “Vorrei ricordarvi che dobbiamo completare la nostra discussione e ci manca solo mezz’ora”. Nello stesso tempo però, prendi nota dell’argomento per trattarlo successivamente. Una buona cosa è dirlo mentre lo fai: “Mi faccia prendere nota, in modo che più tardi possiamo ritornare sul punto da lei sollevato”.

In questo modo stai curando l’aspetto emotivo del partecipante, hai dato sufficiente rilievo all’argomento in discussione e hai rafforzato l’empatia prendendo nota e annunciando che l’argomento sarà ripreso successivamente. Ovviamente poi devi rispettare quello che hai promesso, altrimenti potrebbe sembrare tutta una farsa.

Poi, se l’argomento è importante, puoi decidere di riportarlo in discussione durante la riunione, se invece è banale o fuori tema ne puoi parlare privatamente, durante una pausa, a pranzo o a fine riunione con il diretto interessato. L’unica cosa che non devi fare è dimenticartelo.

La percezione del gruppo di essere coinvolto nell’andamento della riunione è di fondamentale importanza: ogni partecipante dovrebbe sentirsi un componente attivo e responsabile. Il successo o il fallimento del meeting devono intendersi come il successo o il fallimento del gruppo. Quando riesci a trasmettere questo spirito, buona parte dei problemi che sorgono comunemente nelle riunioni risulta automaticamente superato, primo fra tutti il disinteresse dei partecipanti.

Purtroppo, a volte per quanto puoi essere abile a parlare in pubblico, si verificano delle situazioni nelle quali non riesci a creare questa atmosfera, perché qualche partecipante preferisce contestare, disturbare, attaccare e polemizzare. In questo caso, se lo ritieni opportuno, puoi interrompere la riunione, magari proponendo una breve pausa per un caffè o una boccata d’aria e chiedendo al partecipante ingestibile di fermarsi per discutere separatamente sul suo comportamento. Ovviamente si deve trattare di un chiarimento verbale e non di una competizione.

Se non è possibile l’interruzione, puoi chiedere al diretto interessato di rinviare la discussione al primo intervallo. Devi assolutamente evitare di farti coinvolgere in una discussione di fronte al gruppo. La tua strategia deve essere quella di spostare il rimprovero a un colloquio isolato col disturbatore.

Quindi, l’obiettivo fondamentale che devi conseguire, quando ti si presentano situazioni problematiche nel parlare in pubblico, è quello di gestirle efficacemente senza creare una percezione di azione autoritaria. Infatti quando un oratore si avvale della sua autorità per gestire i problemi, il clima della riunione rischia di diventare pesante, rendendo più difficile la partecipazione attiva dell’uditorio. Comunque, devi anche essere in grado di disporre di una forte autorevolezza, nei casi in cui una gestione soft del dibattito non sia in grado di risolvere il problema.

Per concludere: sarebbe bello che un oratore superasse con un semplice sorriso tutte le situazioni difficili, ma nel caso in cui questo non fosse possibile dovrebbe essere in grado di mostrare la necessaria fermezza.

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A presto.

Simone.

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