Tempo percepito e tempo risparmiato nell’event management.

Nessuno vuole sopportare la frustrazione dell’attesa, ci dice John Maeda nel suo bellissimo libretto “Le leggi della semplicità”.

Ma è sempre davvero solo frustrazione? Gli eventi, forse, sono un mondo a parte, perché l’attesa è lavoro e se condotto bene è tutt’altro che generatrice di frustrazioni.

L’attesa dell’organizzatore

Chi costruisce un evento sa perfettamente come il tempo subisca delle contrazioni adrenaliniche. Si lavora con ritmo tranquillo, regolare e poi all’improvviso tutto avviene contemporaneamente fino al taglio del nastro e durante la tutta vita dell’evento. È come se si lavorasse mettendo in fila un mattoncino dopo l’altro e a un certo punto i mattoncini vanno impilati uno sopra l’altro e nello stesso istante. Nella fisica si parla di istante spazio-tempo. Lo vivo anch’io ogni anno e saperlo non mi evita giornate molto, molto intense. Tuttavia, il saperlo mi evita panico e nevrosi.

Tempo percepito

John Maeda rileva che di fronte a un download di un file, se non compare una sorta di indicatore di attività del computer, cioè quelle barre di progressione che indicano lo stato di avanzamento, diventiamo tutti nervosi. Il tempo di download è sempre lo stesso, ma la percezione, se veniamo informati, è diversa.

Sul piano pratico nella preparazione di un evento quest’attesa va “manipolata” lavorando seriamente e secondo una road map rigorosa. La barra di progressione è un’attività costante e coerente.

Penso a chi lavora a un evento, sia esso ricorrente o unico, e che alla prima riunione seduto intorno ad un tavolo vorrebbe subito mettere sulla carta cosa fare, che colori usare, quale musica metterci e quali ospiti invitare. Ciò è assolutamente naturale perché la nostra testa è già lì. Anche solo nominandoli  i fuochi d’artificio ci paiono veri.  Così facendo però si rischia di riempire lo spazio-tempo, cioè l’evento, con un sacco di confusione. L’attesa va piuttosto riempita e resa piacevole attraverso un ciclo di attività simili alla barra di avanzamento del download.

Nel caso di un evento ricorrente le fasi (i tasti di avanzamento) sono:

-   De-briefing sistematico e “tridimensionale”: dal riscontro economico alle falle operative tutto deve essere passato al setaccio.

-   Pianificazione strategica: con i risultati di debriefing alla mano e una  valutazione di eventuali modifiche del contesto, si definiscono le priorità per l’edizione successiva.

-   Fattibilità: verifica operativa ed economica della pianificazione.

-   Implementazione: accensione dei motori

-   Evento: fine dell’attesa.

Il tempo percepito in questo modo si riempie di azioni e per un organizzatore metodico l’attesa è annullata poiché fin dalla prima riunione … è già evento.

Tempo risparmiato

Tutto quanto scritto fino a qui non significa che nella dilatazione dell’attesa si debba per forza di cose tirarla lunga. Al contrario.

L’esempio migliore di cosa significhi concretamente andare dritto al sodo ce lo dice in modo semplice Bertold Brecht ne “La vita di Galileo Galilei”

Galileo  (si lava a torso nudo, sbuffando allegramente): Posa il latte sul tavolo, ma non chiudermi i libri.

Andrea:  La mamma ha detto che c’è da pagare il lattaio. Sennò quello, tra poco, girerà al largo della nostra casa, signor Galileo.

Galileo:    Di’ meglio: descriverà un cerchio intorno a noi.

Andrea:  Come volete. Se non paghiamo, descriverà un cerchio intorno a noi, signor Galileo.

Galileo:  E invece il signor Cambione, l’usciere giudizia­rio, viene qui dritto: dunque, che linea sceglie fra due punti?

Andrea:  (con un ghignetto)   La più corta.

Galileo:  Bravo. ….

La più corta vuol dire senza sprecare tempo. Dunque anche nell’organizzazione è consigliabile percorrere la linea dritta tra due punti e non un nevrotico zigzag.

Anche se la data dell’evento è lontana e dunque c’è tempo la riduzione di questo tempo ci concede momenti che possiamo dedicare ad altro. Anche all’ozio. Questo altro, per un organizzatore di eventi è il risparmio energetico necessario per sopravvivere all’intensità dell’istante spazio-tempo. La strada più corta vuol dire, cioè, rimuovere ostacoli e vincoli, fare solo ciò che è davvero necessario, eliminare passaggi e pratiche obsolete. Essere semplici. Tutto qui.

Un esempio per andare dritti al sodo, lo possiamo pescare nel mondo riunioni. Per essere “dritti” basterebbe:

-   pianificare le riunioni con un ordine del giorno

-   evitare il “varie ed eventuali”, piuttosto condividere la scaletta con i partecipanti prima

-   preparare le riunioni prima con i singoli partecipanti

-   decidere se sono riunioni informative, decisionali, o solo di “brainstorming”

-   i temi che non necessitano di una discussione collettiva, lasciarli per altri meeting

-   invitare solo chi davvero ci deve essere

E per andare veramente al sodo:  evitare riunioni inutili. A volte tutto si risolve con una telefonata.

 

Riferimenti utili:

John Maeda: Le leggi della semplicità, Bruno Mondadori