Trello&Co: come organizzare vita e lavoro divertendosi

Ricordo che quando avevo iniziato a lavorare in ufficio, a fianco del mio babbo, lui teneva sulla scrivania una cartella gialla con sopra scritto Evidenze. Dentro quelle evidenze aveva, in pochi fogli, tutto il suo lavoro: documenti, note, appunti, qualche lettera. Pur essendo lui un uomo impegnato su più fronti, riusciva a tenere tutto sotto controllo con una semplice cartella gialla.

Forse sono cambiati i tempi, o forse sono io che ho bisogno di più di una cartella, fatto sta che il tema su come organizzare il lavoro mi sta molto a cuore e quando alcuni giorni fa ho scoperto una nuova “app”, me ne sono innamorata subito.

Il giorno non è fatto di solo lavoro

Su come gestire il tempo al lavoro ne ho giá parlato in questo blog, non tanto da un punto di vista degli attrezzi, quanto piuttosto del metodo: come individuare le falle nell’economia del proprio tempo, come organizzare “le cose da fare” nell’arco di un mese, come compilare un’agenda.

Il piano mensile, in particolare, per me è la guida per eccellenza. Da lì tutto parte.

Tuttavia, non c’è solo il lavoro nella nostra vita. Io, per esempio, oltre al lavoro ho questo blog. Ma ho anche una mia vita privata, che banalmente può essere fatta di un appuntamento dal dentista o del progetto di ristrutturazione in casa. Ho poi i miei amati libri, quelli che voglio comprare, e quelli che  voglio leggere e la cui lettura deve trovare uno spazio nell’arco di una giornata o di un mese. Ho poi scadenze urgenti (una multa da pagare!) ma anche altre attività legate al mestiere, per esempio, l’essere vice presidente di Club5, l’associazione degli organizzatori classici di Coppa del Mondo, impone altri compiti e altre attenzioni. Non c’è solo la giornata lavorativa “standard” nella nostra giornata. Questo come primo dato. E nella nostra testa non incameriamo solo le cose da fare al lavoro. La nostra testa lavora su tutti i fronti. Anche sugli ingredienti per la torta salata che voglio fare domani, quando finirò la “sezione” lavorativa della mia giornata.

I file fantasma che creano ansia

Nonostante io sia abbastanza metodica, ho talvolta la sensazione di perdere alcuni pezzi per strada: si sfilacciano e si incastrano da qualche parte nella mia memoria, sono – come dire-  file aperti fantasma, perché non li ho segnati in alcun luogo ma gironzolano dentro di me. E mi mettono ansia perché – non avendoli annotati – ho paura che svaniscano. Allora li scrivo in agenda, o li appunto in parte su una delle mie moleskine (si, perché ho la moleskine Coppa del Mondo, ma pure la moleskine blog, libri, stimoli), oppure li memorizzo nell’ipad (dentro Evernote o nelle note o nel calendario). L’ipad è divenuto un vero prolungamento della mia mente, una memoria esterna, direi.

È lì che tengo traccia delle letture e archivio ciò che mi interessa. Evernote in questo senso mi ha risolto tanti problemi.

La carta geografica del mio globo

Evernote però non ha potuto risolvere tutto, perché i file fantasma sono sparsi e non sono solo dati da archiviare. La sensazione – fino ad alcuni giorni fa – che mi mancava sempre ancora una carta geografica completa del globo “Stefi” era forte. Volevo una visione dall’alto, una mappa con tutti i blocchi che contenessero le mie cose, quelle da fare, quelle su cui riflettere, o semplicemente da trattenere. E che fosse dinamica, consultabile ovunque e sempre, e facile da usare.

Alla base di questa esigenza aggiuntiva – in fondo ho un’agenda, un calendario, due moleskine e un archivio dinamico (evernote), cosa voglio di più? – c’è forse il fatto che sono un capricorno e ho un bisogno astrologico (!) di garantirmi ordine e piani chiari.  Ma sono anche un capricorno che ama i colori. Ho bisogno di qualcosa che metta in ordine le cose da fare o da memorizzare e allo stesso mi consenta di fare ordine con leggerezza, ovvero con colori e dinamicità.

Trello: la carta geografica personalizzata

Ebbene: questa cosa qui che cercavo l’ho trovata alcuni giorni fa, quando durante uno dei miei frequenti viaggi in treno, ho letto questo articolo: How to use Trello to organize your entire life. Trello è esattamente ciò che mi mancava, quello che mi consente di avere uno sguardo su tutto contemporaneamente, di usare colori diversi e avere flessibilità con ordine.  Si tratta di organizzare delle cartelle colorate, all’interno delle quali si creano delle lavagne personalizzabili: da fare, fatto, in corso di realizzazione, oppure, chiamare, contattare, o ancora fase uno del “progetto x” e via dicendo. L’ho trovato subito fantastico perché è adattabile a ogni ricerca. Uno ci può mettere le ricette di cucina o le attività per il giardinaggio, o il progetto di lavoro, o il calendario delle attività… Tutto il sé e le cose da fare. Lo si può limitare al lavoro o lo si può usare anche per la vita privata. Trello è come se fosse un enorme quaderno con post-it colorati organizzati per tema o per scadenza, che ti consentono di avere una visione immediata sui tuoi progetti. Lo dico per chiarezza: non sono pagata da Trello! Ne parlo perché mi sembra che sia davvero uno strumento utile nella pianificazione e nell’organizzazione della propria vita professionale e privata.

Gli errori della principante

Ho subito iniziato a testarlo, aprendo cartelle e mettendoci dentro cose. Ero talmente entusiasta che ho preso l’agenda, il mio calendario mensile, le mie moleskine, i miei appunti su Evernote e ho iniziato a creare cartelle e infilarci dentro cose su cose.

Poi, guardo la schermata e vedo che non va. Il display era pieno zeppo di cartelle: impossibile averci una visone d’insieme, impossibile avere sotto controllo vita e lavoro con tutte quelle macchie colorate, impossibile stare senza ansia di fronte a qual marasma di cose.

Il numero magico 7+/- 2

E allora mi è venuto in mente un testo che avevo letto tanti anni fa, scritto dal dottor Miller, psicologo cognitivo, il quale aveva rilevato, dopo molteplici esperimenti che il cervello umano riesce a mantenere la concentrazione solo su un limitato numero di attività. Dalle sue ricerche risulta che il numero magico è 7 +/- 2. Cioè: riusciamo a tenere sotto controllo da 5 a 9 gruppi di informazioni. Non di più.

Questa vecchia lettura  mi ha salvato. Ho riguardato la mia lavagna su Trello e ho iniziato a fare ordine, creando dei “cluster”.

Vi spiego come, sperando di poter suggerire un modo facile per evitare il panico. Per la Coppa del Mondo – il mio lavoro – non aveva senso creare una cartella per ogni singola attività. Le ho raggruppate, ho dato loro un senso comune e le ho dato un “sistema”. In questo modo, oltre a evitare inutili ansie, si opera un lavoro che io ritengo vitale: la capacità di organizzare la mente in modo strutturato, fare ordine, un po’ come quando si mettono i vestiti nei giusti cassetti. Ciò aiuta assai a evitare agitazione da scadenze, panico da troppe cose da fare. Aiuta ad avere un visione minimalista e leggera, sebbene ricca di contenuto.  Nel mio caso, al momento, mi sono organizzata cosi:

1. SCC – sta per Saslong Classic Club – il mio lavoro: febbraio (che con le modalità di Trello, potrò poi aggiornare in un “mese di marzo”); il famoso calendario che suggerivo di compilare in una tabella word é diventato una lavagna di Trello.
2. SCC: generale (attività generiche senza calendarizzazione come il mio assignement, attivitá continuative della direzione generale, progetti a larga scadenza, reminder …).
3. Club5: associazione (attivitá, riunioni, deleghe …).
4. Sensible Event Management: i miei studi (ricerche, blog, interventi …).
5. Formazione: lezioni (tutto ciò che riguarda le lezioni o testimonianze che tengo nei centri di formazione)
6. Libri: ricerca (qui dentro ci metto i libri che vorrei comprare, e quelli che cerco e che sono introvabili, sia narrativa, sia saggistica, sia altro).
7. Cose private: oltre il lavoro (casa, amici, vacanze, amministrazione ).
8. Urgenze: as soon as possible (tutto ciò che ha priorità su tutto il resto, la prima cartella da aprire la mattina).

Sono riuscita a sistematizzare la mia vita privata e lavorativa in 8 cluster (o 7 +1, visto quello grigio é trasversale), all’interno dei quali cerco di mantenere la stessa numerazione con un massimo di 9 ulteriori grappoli o gruppi.

Carta, hardware, app …

La vita non è statica e ciò che è urgente finisce di esserlo, una cosa che accade al lavoro potrebbe finire nel blog, un libro ricercato potrebbe divenire la base per un progetto al lavoro. Ecco, con questa “app” questa flessibilità è garantita, perché le schede si possono spostare, integrare, calendarizzare, archiviare e così via. Io continuo a usare un’agenda per scriverci l’ordine con cui fare le cose, un calendario per segnarci gli appuntamenti, le moleskine per elaborare idee, Evernote per archiviare report, appunti di riunioni, libri, letture, link. Ora con Trello semplicemente navigo ordinata. Certo, i tempi di una sola cartella “evidenze” sul tavolo forse sono tramontati definitivamente, ma a me questo nostro mondo misto di carta, app e hardware non dispiace affatto. L’importante, come suggerisce bene la psicologia cognitiva, é non farsi inghiottire da queste belle diavolerie, ma usarle per migliorare e per crescere.