La pianificazione efficace del tempo

SE NON VUOI SORPRESE PIANIFICA MEGLIO IL TUO TEMPO!

Dopo aver preso in considerazione le tue priorità ed i tuoi obiettivi (Cosa), devi passare all’azione per realizzarli (Come) , ma prima di fare questo è indispensabile che pianifichi il tuo tempo (Quando).

La pianificazione è il processo nel quale decidi come utilizzare il tuo tempo per raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato di raggiungere. Utilizzando correttamente la pianificazione è possibile:

Capire quello che puoi ottenere realisticamente con il tempo a tua disposizione.
Fare un piano per sfruttare al meglio l’ uso del tuo tempo.
Destinare abbastanza tempo per le cose che deve assolutamente fare.
Lasciarti del tempo a disposizione per le emergenze e per gestire 'l'inaspettato'.
Ridurre al minimo lo stress evitando sovraccarico a te stesso e gli altri.

Come utilizzare lo strumento:Ci sono molti strumenti di pianificazione disponibili, tra cui agende, calendari, organizer cartacei, PDA e software integrati come MS Outlook o GoalPro. La scelta dello strumento di programmazione più idoneo per te dipende dalla tua situazione,dalla struttura attuale del lavoro,dalle tue preferenze e dal tuo budget: Nella scelta dello strumento che sceglierai devi tener conto che devi essere in grado di immettere le informazioni i in modo semplice e veloce, di poter visualizzare i dati un arco temporale appropriato, di avere un corretto livello di dettaglio, nè troppo sintetico, né troppo dettagliato.La pianificazione è meglio farla regolarmente ogni mese, con revisioni settimanali e giornaliere e deve essere impostata nel seguente modo:

Inizia identificare il tempo che desideri destinare al tuo lavoro. Questo dipenderà dalla tua mole di lavoro tenendo conto anche dai tuoi obiettivi personali.

Quindi, identifica, in ordine di priorità le azioni che dovrai assolutamente compiere per fare un buon lavoro.

Ad esempio, se gestisci delle persone, allora devi trovare il tempo per esaminare le questioni ed i problemi che possono sorgere nella gestione, gestire le deleghe e la supervisione dei compiti e degli incarichi.Nello stesso modo, è necessario avere il tempo di comunicare con il capo, con i clienti e con tutte le persone con cui sei in contattoi senza trascurare anche tutte quelle persone che sono importanti nella tua vita.

Rivedere e revisionare le cose cha hai da fare (“To Do List”) , programmare le attività urgenti con alta priorità, nonché le attività di manutenzione e di routine essenziali che non possono essere delegate e che non puoi evitare.

Inoltre lasciati del tempo per gestire gli imprevisti. Imparerai con l’esperienza quanto tempo è necessario. Normalmente, più è imprevedibile il lavoro, più tempo sarà necessario da dedicarci.

In realtà nel lavoro di molte persone le interruzioni sono un fattore costante: alcuni studi dimostrano che in media si viene interrotti ogni 14 minuti.Ovviamente, non si può stabilire a priori quando si verificheranno le interruzioni. Tuttavia, se lasci un po’ di spazio nella tua programmazione, avrai la possibilità di riorganizzare il tuo lavoro per reagire efficacemente ai problemi che si presenteranno.Questo tempo che riserverai a disposizione, ti consentirà, in caso di imprevisti, di mantenere le tue priorità e di raggiungere gli obiettivi prefissati. Se il tempo che hai pianificato per gli imprevisti non è sufficiente, allora devi rivedere come hai pianificato il tempo nei primi quattro passaggi e chiederti : se le cose che devi fare sono assolutamente necessarie, se puoi delegarle, o se le puoi semplificare o farle più velocemente. Ricordati che uno dei modi più importanti per avere successo è quello di massimizzare l’uso del tempo a propria disposizione.Se il tempo il tempo che ti tieni a disposizione è ancora insufficiente, allora potrebbe essere necessario rivedere il tuo carico di lavoro. Se ogni sera rivedi la tua time-line ed analizzi come hai impiegato il tuo tempo durante il giorno, puoi scoprire cose sorprendenti ….

Punti chiave:

La pianificazione è il processo con cui si prevede l'uso del tempo. Mediante la pianificazione in modo efficace, è possibile sia ridurre lo stress e massimizzare la tua efficienza.Prima di poter pianificare in modo efficiente, è necessario un efficace sistema di pianificazione. Questo può essere un diario, calendario, organizer cartaceo, PDA o un pacchetto software come MS Outlook o GoalPro 6. La soluzione migliore dipende interamente dalle circostanze.La pianificazione è quindi un processo in cinque fasi:

Identificare il tempo che hai a disposizione.
Stabilire quali sono compiti e le azioni essenziali per raggiungere i tuoi obiettivi.
Pianificare prima di tutto le attività ad alta priorità ed urgenti.
Lasciarti del tempo a disposizione per gestire le emergenze gli imprevisti e le interruzioni.
Nel tempo che rimane, pianificare le attività che riguardano le priorità e gli obiettivi personali.