Monitorare le performance

Nell’articolo in cui ti ho parlato del piano di azione ti ho accennato all’importanza del monitoraggio, ed è proprio di questo argomento che ho deciso di parlarti oggi. Uno degli approcci vincenti che ho riscontrato nelle persone e nelle aziende che ottengono importanti risultati, in maniera continuativa nel tempo, è chiarezza e costanza nel perseguimento dei loro obiettivi e flessibilità di approccio.

Credo che il monitoraggio sia uno strumento pressoché indispensabile per garantire quella necessaria flessibilità che ti consente di ritarare in corsa le azioni da intraprendere in funzione degli accadimenti esterni, della situazione attuale dell’azienda e del traguardo finale da raggiungere.

Ricordo i tempi dell’università quando spesso, insieme ai miei amici e compagni di avventura, decidavamo di intraprendere lunghi viaggi in giro per l’Europa verso destinazioni in cui ancora non eravamo stati (obiettivi). Se volevamo arrivarci velocemente evitando di girovagare senza meta o sprecare denaro inutilmente, sicuramente prima di partire ci prendavamo un po’ di tempo per pianificare la strada da percorrere e le tappe da effettuare (pianificazione strategica e milestones) in funzione dei posti che volevamo visitare. Poi, una volta iniziato il viaggio, c’era sempre l’incaricato di verificare che ciò che avevamo pianificato era ancora possibile in funzione ad esempio del budget che avevamo a disposizione, delle condizioni meteo, della situazione delle strade e così via, in modo che, se tutto stava procedendo come da programma, potevamo proseguire come pensato originariamente, altrimenti c’era qualcosa da cambiare (monitoraggio e ritaratura).

Ci sono stati dei viaggi in cui siamo riusciti a fare quello che avevamo progettato e altri, la maggior parte, in cui abbiamo fatto cose diverse, talvolta tanto diverse, perché lungo il tragitto ci siamo resi conto che c’erano posti più belli di altri dove rimanere di più, altri dove rimanere di meno, altre volte invece, seguendo i suggerimenti delle persone del posto, abbiamo visitato posti nuovi e diversi che magari non erano nelle guide.

Con questo esempio voglio dirti una cosa molto semplice: quando, dopo aver definito i tuoi obiettivi e pianificato le tue azioni, decidi periodicamente di fermarti lungo la via e fare il punto della situazione, riesci a cogliere maggiori opportunità o evitare rischi inutili che altrimenti ti sfuggirebbero o che dovresti fronteggiare all’improvviso senza troppa preparazione.

Bada bene, con questo non intendo che il monitoraggio sia la soluzione che ti consente di vincere sempre, semplicemente sono assolutamente convinto e persuaso del fatto che mettere in piedi un efficace sistema di monitoraggio e controllo ti consenta di fare meglio di quanto potresti fare senza! E quando parlo di fare meglio intendo ottenere di più a parità di risorse investite, oppure ottenere gli stessi risultati con un minor dispendio di energie.

Nessuno di noi andrebbe in giro con un’automobile senza il quadro degli strumenti, ignorando la velocità di crociera, quanta benzina abbiamo nel serbatoio, se il motore funziona correttamente o meno, se abbiamo olio a sufficienza e così via; perché allora dovremmo andare in giro con la nostra azienda senza il quadro degli strumenti aziendali?

Fuori dalla metafora, in una realtà imprenditoriale:

- il quadro degli strumenti dell’auto rappresenta gli indicatori di performance,

- il guardare il quandro degli strumenti per verificare che sia tutto ok rappresenta gli appuntamenti di monitoraggio e controllo,

- il fermarsi a fare benzina o accelerare se si è ancora distanti dal limite di velocità rappresentano le azioni da intraprendere in funzione degli output degli incontri di monitoraggio.

Voglio chiudere questo mio post con un’altra importante riflessione.

Credo che gli appuntamenti di monitoraggio e controllo siano una meravigliosa occasione di crescita del team. Mi spiego meglio.

Quando decidi di utilizzare gli appuntamenti di monitoraggio come strumento per ritarare gli obiettivi e i piani di azione e dare feedback ai tuoi collaboratori utilizzando un modello di feedback efficace, sappi che stai raggiungendo simultaneamente due traguardi importanti:

1. stai facendo un passo avanti verso il conseguimento degli obiettivi aziendali/stai preparando la strada a conseguirne di maggiori/stai predispondendo correttivi per limitare i danni in un momendo di difficoltà
2. stai facendo crescere il team e le persone, e questo è uno degli elementi più importanti affinché di anno in anno tu possa garantirti una crescita duratura nel tempo.

Un saluto.

Di Pasquale Acampora