N(u)ove idee per un convegno

Qualche idea molto semplice per un convegno scientifico (vale anche per conferenze, seminari, workshop, e simili). Giusto per capire come mai certi eventi non vengono seguiti come dovrebbero. Nove consigli pratici, utili e senza costi. Volendo, anche ecologici.
W IL WIFI - Obbligare il gentile pubblico a rincorrere le tacche di smartphone, ipad e altro non è altrettanto gentile. Molte università hanno il wifi (non si può dire lo stesso di certe istituzioni nazionali), ma il più delle volte l'accesso non è libero ed il segnale è basso. Verificare prima la presenza di un buon collegamento wireless (senza fili) e segnalarlo per tempo, sarà sicuramente cosa gradita per il pubblico (e i partecipanti).
STUDIAMO IL PASSATO, NON RIVIVIAMOLO - Diciamolo chiaramente: le diapositive in stile anni Ottanta andrebbero direttamente vietate. Sono in pochi, ma c'è chi è rimasto affezionato. Dovrebbe essere cura dell'organizzazione - o della persona preposta - verificare che tutti i partecipanti abbiano il loro file, lo abbiano già copiato sul computer collegato al proiettore, e che sia visibile. Si è visto di tutto: presentazioni che non partivano, testi spostati o illeggibili per il carattere mancante, versioni di file incompatibili tra sistemi operativi differenti, e molto altro.
LA PUBBLICITA' (NON SI) PAGA - Non bisogna mai dimenticarsi del potenziale che il web può offrire, senza spendere un euro: un convegno si può pubblicizzare citandolo su Twitter, oppure creando un apposito "evento" su Facebook (con la notevole utilità di avere un'idea sul numero dei partecipanti). Si può pubblicare il programma per tempo, magari inviandolo a persone e ai siti interessati, che lo possano far girare: quotidiani locali e nazionali, enti di promozione turistica, istituti di ricerca, associazioni culturali. Non basta più appendere una locandina o un programma sulla bacheca di un dipartimento.
AIUTATI, CHE UN SITO AIUTA - Realizzare un sito web è semplice e intuitivo (ne riparleremo): non è difficile trovare qualcuno che abbia un minimo di dimestichezza con Google Sites, WordPress, Joomla, Drupal o qualche altro strumento ancora più semplice (ma comunque utile). Anche se oggi è raro che un evento scientifico non abbia almeno una pagina su internet, molte volte la rete viene inspiegabilmente trascurata: ma non è difficile intuire quanto possa essere utile avere un programma aggiornato sempre disponibile, o un'indicazione del luogo su Google Maps. Si può creare una newsletter per tenere aggiornati gli interessati, o creare una mailing list tra i partecipanti per comunicare informazioni di servizio. Se l'evento è internazionale, che almeno ci sia una versione in inglese o nella lingua del paese ospitante. Anche se si tratta di una conferenza o di un convegno giornaliero, è bene indicare i mezzi di trasporto utili per arrivare.
IL BELLO DELLA DIRETTA - Per chi non può assentarsi dal lavoro o ha qualcos'altro da fare, per quando nevica o se l'evento è organizzato dall'altra parte del mondo, è cosa gradita poter seguire gli interventi da un computer. Esistono diversi siti che danno la possibilità di trasmettere in streaming (un flusso continuo, in genere di video) gratuitamente sul web: Livestream, Ustream o anche Justin.tv (quest'ultimo anche in italiano). Bastano una webcam o una videocamera, ed un computer collegato per trasmettere.
DAMMI LA CARICA - Tra cellulari, computer portatili e fotocamere, ormai tutto si basa sull'energia e le batterie: non sarebbe male creare una piccola postazione dove rendere disponibili delle prese elettriche, magari con un paio di ciabatte. L'idea non l'ho mai vista applicata, ma sono sicuro verrebbe molto apprezzata.
WHO IS WHO - Gran parte delle volte conosciamo chi sta per parlare: se andiamo ad ascoltarlo, vuol dire che abbiamo una mezza idea di chi abbiamo di fronte. Eppure non sarebbe male avere qualche riga biografica sui partecipanti, magari collegate al suo abstract o al titolo dell'intervento. Sapere che una persona viene da una certa università è sicuramente utile, scoprire se è un dottorando o un professore ordinario e qual'è la sua attività più recente aggiunge un qualcosa in più.
ATTI(VIAMOCI) - In archeologia si possono contare decine di congressi - anche internazionali, purtroppo - i cui atti finali sono stati pubblicati dopo molti anni, talvolta mai. Se tutti i partecipanti sono d'accordo, si potrebbe proporre una licenza Creative Commons, che permetterebbe di rendere tutti gli articoli (magari in PDF) disponibili al pubblico subito dopo l'evento, con l'obbligo di citare l'autore e di un utilizzo non commerciale del materiale. Esistono anche siti, come SlideShare, che permettono di condividere presentazioni, anche in PowerPoint: si tratta di contributi scientifici di difficile reperimento, ma di grande valore.
UN VIDEO È PER SEMPRE - Se lo streaming non è possibile, può essere più semplice - ma altrettanto utile - filmare (anche qui, basta una videocamera) gli interventi e riproporli sul web: non c'è bisogno di citare YouTube, ma se i filmati fossero più lunghi di 10 minuti - o più di 2 GB di dimensione - esistono valide alternative come Vimeo e Veoh, senza alcuna limitazione. La legge italiana prevede che la partecipazione ad un evento pubblico possa essere filmata senza un'esplicita dichiarazione (al contrario della TV): dunque nulla vieta di condividere gli interventi, o almeno i più importanti, con chi non è potuto essere presente.