Semplici Passi per Creare un Evento di Successo

Se ti è mai capitato di organizzare un evento saprai certamente quanta fatica ci vuole per realizzarlo e quanto sia importante ottenere successo.
Basta un minimo dettaglio – trascurato e non previsto dal programma – che i clienti potrebbero richiedere di andarsene prim’ancora della fine.
Ciò,poi, è ulteriormente amplificato nel caso si tratti di un grande evento come la cena di lavoro o un matrimonio.
In situazioni come queste tutta la responsabilità ricade inesorabilmente sul Responsabile della Pianificazione dell’Evento.
Fortunatamente esistono delle Strategie che consentono di Realizzare un Evento di Sicuro Successo.
Vediamole nello Specifico in questo percorso organizzato in Steps :
1. Assumi un Organizzatore di Eventi
L’Organizzatore di Eventi è uno Specialista nel suo Campo. Una persona preparata a cui non devi far altro che spiegare in cosa vuoi consista l’evento, in che data vuoi proporlo, il tema. Tutto qui. E’ l’Organizzatore che si occuperà di tutto compresi quei piccoli dettagli che spesso fanno il successo o l’insuccesso di un progetto e che da solo difficilmente riusciresti a tenere in considerazione senza un piano preciso. Sfruttando la Professionalità dell’Organizzatore potrai avere un Evento creato su misura per te senza alcun onere se non il pagamento della prestazione organizzativa
2. Se non puoi permetterti un servizio professionale di progettazione di Eventi ci sono tuttavia alcune cose che puoi fare per gestire il tuo evento nel modo migliore possibile.
Vediamone Alcune: ...
Prima di tentare di organizzare e gestire un evento ci sono una serie di fattori su cui si deve ragionare. Tali fattori rientrano tutti nel Processo di Pianificazione.
Alcuni Eventi sono organizzati in house ( le persone che lo organizzano in questo caso sono le stesse che ne fruiscono ). Altri Eventi sono organizzati da soggetti organizzativi esterni provenienti da un organismo di gestione degli Eventi.
Qualsivoglia sia l’Evento è fondamentale che tutti coloro che ne sono coinvolti sappiano di cosa si tratta. Tutti, cioè, devono capire le motivazioni alla base dell’organizzazione dell’Evento e quali sono le esigenze che l’Evento deve andare a soddisfare.
Le esigenze devono essere soddisfatte proprio attraverso il processo di pianificazione in tutte le sue forme: il marketing, la tecnologia, le risorse umane, la finanza
E’ molto importante che i bisogni da soddisfare vengano scritti nero su bianco affinchè possano diventare linee guida preziose per tutti gli interessati.
La necessità di un Evento, ovvero il motivo per il quale l’Evento è stato immaginato e pianificato, non deve mai essere persa.
Ponendoti continuamente obiettivi di breve termine per tutte le fasi dell’Evento riuscirai a risolvere tutte le questioni – anche quelle più spinose – relative al progetto.
Solo una volta che hai capito realmente cosa vuoi dal tuo Evento, potrai decidere come progettare tutto il lavoro necessario.  Così facendo riuscirai anche a focalizzare l’attenzione del team sul processo di pianificazione
Riuscire ad esprimere correttamente il significato dell’Evento permette con maggior facilità di selezionare la sede, i contenuti, il menù, il tipo di tecnologie da adottare….
Qualsiasi soggetto - anche l’ultimo dei collaboratori – può dare un’idea utile al progetto. Ciò che è necessario è guardare l’Evento nella sua totalità, intenderlo cioè come progetto in grado di soddisfare le aspettative dei partecipanti, dei dirigenti, dei progettisti, dei fornitori comprendendone globalmente i bisogni
A tal fine và ricordato un buon vecchio adagio : “ Un obiettivo non vale niente se non viene scritto ”. Che ne diresti allora di scrivere l’obiettivo su un foglio di carta e incollarlo al tavolo di ciascuno dei soggetti che dovranno lavorare al progetto ?
Se lavori in una Agenzia di Pianificazione di Eventi e quindi il progetto è realizzato per conto di un cliente committente allora diventa ancor più importante che il team di pianificazione abbia una profonda comprensione delle esigenze della manifestazione.
Esistono sempre due tipologie di responsabilità : da un lato quella del cliente che dovrebbe dichiarare le proprie esigenze e dall’altra la tua che è quella di fare domande.
Per ottenere davvero la commessa devi essere in grado non solo di fornire un servizio eccellente ma anche di fornire garanzie come un planning strutturato, un buon CV e una lettera di accompagnamento. Solo così farai Focus sul Cliente e lui ti preferirà.
Il più grande segreto di una corretta gestione degli Eventi è la Gestione delle Attività. Più che di singoli compiti distinti si tratta di una aggregazione di compiti. Quanto più queste Attività sono collegate all’Evento tanto più si può parlare di Buona Organizzazione
Sono diversi i modi di gestire l’informazione e tener traccia delle attività che devono essere intraprese. Grazie alla Tecnologia, alle Email, alla Comunication Mobile e al PDA la Gestione e Organizzazione è diventata a basso costo.
Vediamo i metodi più comuni per gestire le Informazioni:
1. L’Elenco.
E’ sicuramente uno dei modi più semplici per gestire gli Eventi. L’ideale è fare un Elenco delle cose To-Do ( da fare ). Questo elenco può essere utilizzato per gestire ogni attività relativa all’Evento oppure soltanto una piccola parte. L’Elenco può essere usato anche come strumento per seguire le Attività aziendali correlate alla Manifestazione : l’ufficio stampa, la gestione del personale di contatto …
Questa lista delle cose da fare può essere un semplice foglio di carta, una lavagna oppure un software di gestione dei compiti. Il software più popolare è Palm Desktop, ma si può usare anche Outlook oppure Entourage se possiedi un Apple Pc.
2. Software Project Managment
Molti gestori di Eventi utilizzano tali software. Questo software consente ai manager di comprendere quanto tempo ci vorrà per svolgere completamente una Attività e quale è la lista delle Attività Prioritarie.. Il Software più diffuso è Mircrosoft Project. Il grosso limite del software di Project Managment – tanto che qualcuno ne sconsiglia l’utilizzo -  sta nel fatto che ci vuole molto tempo per aggiornare il software
Non importa quale tipo di sistema si usa. L’importante è che tutte le persone del Team sappiano cosa si deve fare. Solo lo sviluppo di un team di collaboratori può consentirti di sfruttare al meglio le risorse a disposizione : ciascun membro del team controllerà il lavoro dei colleghi sviluppando un circolo virtuoso.
Un altro aspetto molto importante è la Programmazione del Tempo. Da questo punto di vista è importante riconoscere come procede il rispetto del piano e se ci sono da fare della modifiche in corso ( come ad esempio la dotazione di nuovo personale ).
Come il Processo di Gestione degli Eventi può diventare più facile ? La Differenza tra un Grande Gestore di Eventi ed uno Gestore Mediocre stà nella visione d’insieme della manifestazione. Questo vuol dire che il Grande Organizzatore di Eventi non si concentra esclusivamente sulle sue responsabilità di Gestione ma matura anche conoscenza e comprensione dei fattori che incideranno sulla manifestazione nel suo complesso.  Quando si lavora su un Evento ci sono persone o gruppi che hanno idee e suggerimenti diversi e che apportano in misura diversa Elementi Interni ed Elementi Esterni per la manifestazione.
Quali sono questi Elementi su ci l’Organizzatore deve avere una Visione Completa ?
- Elementi Interni
Il Motivo dell’Evento e le Esigenze del Cliente. Questi elementi presi singolarmente non funzionerebbero. E’ necessario quindi che il buon organizzatore veda le cose da tutte le prospettive e oggettivamente prenda le migliori decisioni. Chiaramente una decisione non potrà mai accontentare tutti al 100% ma il lavoro del responsabile della manifestazione deve essere quello di coniugarli quanto più possibile
- Elementi Esterni
Sono il Lavoro con le Strutture Locali e gli Imprenditori, Lo Studio della Concorrenza, Lo Studio dei Trand per capire l’incidenza sulla Manifestazione, La Capacità di Comprendere chi è competitivo e chi non lo è più.
Quali sono i Vantaggi di una Visione d’Insieme ?
Avere una Visione d’Insieme assicura di essere percepiti come Soggetti Professionalmente Validi. Consente anche di avere la tempestività giusta per reagire a fatti imprevisti consegnando al cliente un’offerta comunque dall’alto contenuto positivo ed esperienziale. Questa capacità di Gestione, quindi, consentirà al Gestore di Eventi di superare gli ostacoli che si verificano durante la programmazione della manifestazione, permettendogli di affrontare efficacemente qualsiasi situazione. Tutto questo però può funzionare solo se ogni membro della squadra è collocato precisamente nella gerarchia di gestione degli Eventi e può gestire – secondo delle forme di controllo appositamente predisposte – la sua personale area di competenza.
L’Importanza di Lavorare in Team Anche il più piccolo tra gli Eventi organizzabili richiederà un certo numero di persone per renderlo un successo. E’ solo un ottimo lavoro di squadra a determinare quanto bene è gestito un Evento. A seconda della tipologia di Evento esistono soggetti professionali che partecipano al team di pianificazione pur non lavorando in maniera continuata col l’Organizzatore dell’Evento. Alcuni lavorano come imprenditori per conto loro, altri come fornitori… Tuttavia è fondamentale che tutte queste persone lavorino insieme per il bene della manifestazione.
Avere una Gestione Strutturata è molto importante per tutti i soggetti coinvolti. E’ molto importante sapere chi è il responsabile di una certa area e quali funzioni vi svolge all’interno. Ciò ha un importanza ancora maggiore in tutte quelle situazioni nelle quali è necessario prendere delle decisioni particolarmente importanti.  Una struttura di Gestione degli Eventi può essere molto diversa da una Struttura Societaria: se è così questo va comunicato per iscritto. Un imprenditore che per l’organizzazione di una conferenza può svolgere un ruolo manageriale potrebbe trovarsi nel ruolo di committente per un prossimo evento.
Quando pianifichi un Evento è fondamentale  mettere insieme la tua squadra il più presto possibile. Dovrai lavorare con professionisti e con persone che conosci e nelle quali riponi la massima fiducia. Sono molti i ruoli da assegnare per l’Organizzazione di un Evento ragion per cui è importante avere persone che sanno e di cui si sa cosa debbano fare. Scegli sempre le persone in base alle loro specifiche competenze assicurandoti che stai lavorando con esperti. Per ottenere ottimi risultati da questo punto di vista il consiglio è di fare domande ed ascoltare i potenziali collaboratori. Ogni persona ha un suo metodo di lavoro per questo risulta fondamentale riunirsi e trovare un terreno comune su cui lavorare; non è mai un bene cercare di discutere sul modo di fare qualcosa quando la programmazione di un evento è già a metà strada. Creare squadre a breve termine costituite da volontari può rappresentare un notevole spreco di tempo e denaro oltreché il rischio di dotarsi di un capitale umano di cui non si conosce il modo di lavorare
La Pianificazione FinaleUn Grande Manager durante l’Evento non deve preoccuparsi di nulla perché tutto il duro lavoro è stato fatto nella fase di Pianificazione. Solo una ottima fase di Pianificazione renderà l’Evento molto più facile da gestire.
Quali sono gli elementi che aiutano l’efficacia del processo in specie nelle sue ultime fasi ?
PaperWork
Da Organizzatore devi sempre avere con te:
-   Elenco Contatti : ti mostra le aziende che collaborano con te, quali mansioni svolgono per l’Evento e come mettersi in contatto con loro
-   Calendario dell’Evento: contiene la timeline in tempo reale di tutte le attività  che sono state intraprese per realizzare l’evento. Ciò ti permette di avere sotto controllo tutto quello che sta accadendo dandoti la possibilità di colmare rapidamente qualsiasi lacuna
-   La Mappa: ti aiuta a muoverti nella Location prescelta e a dare risposta alle domande dei fornitori e dei clienti su come muoversi nella location
Nella tua borsa tieni sempre con Te:
-   Blocco di Carta e Penna
-   Cellulare
-   Pass/badge di Sicurezza
E’ importante avere un’idea di tutto ciò che sta accadendo in tutti gli aspetti dell’Evento in modo da poter gestire tutte le situazioni che si presentano. In tal modo puoi lavorare sulle modifiche dell’ultimo minuto e concordare con tutti gli stakeholder le migliori strategie per sviluppare sinergie vincenti e redditizie.
La Valutazione
E 'sempre molto importante valutare il tuo evento, in modo da poter imparare da quello che è successo. Soprattutto quando si introduce un sistema innovativo di pianificazione degli Eventi vanno valutati gli aspetti negativi ma anche – contrariamente a quanto si pensa – quelli positivi
Il processo di valutazione dovrebbe avvenire in corso, durante l’intero processo di pianificazione. In tal modo se qualcosa dovesse andar storto potrebbe essere corretta o eliminata e non pregiudicare il buon esito della manifestazione
Sono diversi i modi per valutare gli eventi.
Esiste una valutazione Quantitativa : quante persone hanno partecipato, quanto denaro è stato generato. Esiste una valutazione Qualitativa: quante persone hanno compreso il messaggio che l’evento si proponeva di trasmettere, quanti sono soddisfatti tanto da voler replicare la loro esperienza positiva
Se non hai impostato le tue finalità ed i tuoi obiettivi, tuttavia, non potrai mai valutare correttamente il tuo Evento. La Valutazione è proprio la capacità di misurare la capacità di raggiungere gli obiettivi.
Se lavori per conto di un committente devi sempre chiedergli alla fine dell’Evento che cosa ne pensa di ciò che hai realizzato ( siccome è il committente che ti paga dovrai renderlo felice e far tesoro delle informazioni che ricevi da lui ).
Puoi chiedere anche ai fruitori finali, parlare con gli altri stakeholder per ottenere il loro feedback. Qualunque cosa tu riesca ad imparare devi avere la capacità di comunicarla al team e farne esperienza per migliorarti continuamente. Questo è il vero grande segreto di un Lavoro di Successo.